Wer heutzutage im Kampf um Kunden und Marktanteile wettbewerbsfähig bleiben möchte, kommt nicht darum herum, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Gerade für kleinere Unternehmen verspricht eine digitalisierte Finanzverwaltung zahlreiche Vorteile.
Mithilfe von automatisierten Prozessen kann Zeit eingespart und die Fehlerquote reduziert werden und die richtige Software hilft dabei, die Buchhaltung zu optimieren. Doch welche Vorteile sind mit der Digitalisierung noch verbunden und was sind die ersten Schritte? Die Antworten darauf gibt es in diesem Beitrag.
Warum sollten Unternehmer ihre Finanzverwaltung digitalisieren?
Bei der Digitalisierung handelt es sich längst um weit mehr als einen Trend. Sie ist eine absolute Notwendigkeit auch für kleinere Unternehmen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Laut einer Studie von McKinsey haben bereits 89 Prozent aller Unternehmen eine Digital-First-Strategie umgesetzt oder planen dies zeitnah.
Zudem geben 64 Prozent der Organisationen an, dass sie neue digitale Geschäftsmodelle entwickeln müssen, um im Jahr 2024 und darüber hinaus wettbewerbsfähig zu bleiben. 69 Prozent der IT-Entscheidungsträger sehen in der digitalen Transformation primär eine Möglichkeit zur Verbesserung der Prozesseffizienz.
Die Vorteile der Digitalisierung eröffnen gerade Kleinunternehmern immense Chancen. Hier sind die wichtigsten davon im Überblick:
- Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert den manuellen Aufwand.
- Tätigkeiten wie Buchhaltung und Rechnungsstellung lassen sich durch digitale Tools wesentlich schneller erledigen.
- Die Anzahl menschlicher Fehler wird minimiert, da die automatisierten Prozesse weniger fehleranfällig sind.
- Digitale Systeme liefern (bei korrekter Konfiguration) stets aktuelle Informationen.
- Die digitalisierten Lösungen ermöglichen eine kostengünstigere Verwaltung und sparen Ressourcen.
Was lässt sich in der Finanzverwaltung eines Kleinunternehmens alles digitalisieren?
Wer den Markt an Online-Tools für Start-ups und kleine Unternehmen analysiert, wird schnell bemerken, dass es eine Vielzahl an Möglichkeiten gibt, die Prozesse in der Finanzverwaltung zu optimieren. Digitale Buchhaltungstools unterstützen die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Finanzdaten. Neben der Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben ist es damit auch für Laien ganz einfach möglich, den eigenen Jahresabschluss zu erstellen.
Ferner gibt es spezielle digitale Tools, mit denen Rechnungen schnell und einfach erstellt und in weiterer Folge versendet und nachverfolgt werden können. Viele dieser Apps erlauben es zudem, automatische Mahnungen zu versenden, wenn kein Zahlungseingang am Konto erfolgt.
Mithilfe von Ausgabenmanagement-Apps können Geschäftsausgaben digital verwaltet werden. Zu den wichtigsten Funktionen zählen hier das Scannen von Belegen, die automatische Kategorisierung der Ausgaben und die Erstellung von Berichten, die dabei helfen, den finanziellen Überblick zu behalten.
Automatisierte Steuerberechnungen und digitale Compliance-Tools helfen dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und Steuererklärungen fristgerecht einzureichen und erleichtern dadurch auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Für kleinere Unternehmen bieten sich zumeist kaufmännische All-In-One-Lösungen an, mit denen sich die Buchhaltung automatisiert erstellen lässt und Rechnungen und Aufträge online bearbeitet werden können.
Wie sollten Kleinunternehmer die intelligente Digitalisierung der Finanzverwaltung am besten angehen?
Viele Unternehmer machen den Fehler, zu beginnen, bevor sie eine entsprechende Strategie haben. Das Ergebnis sind zumeist Insellösungen, die nicht miteinander harmonieren und die Effizienz eher behindern, als fördern. Wer die digitale Finanzverwaltung erfolgreich gestalten möchte, benötigt jedoch unbedingt einen strukturierten Ansatz.
Zunächst sollten Unternehmer daher eine gründliche Analyse der aktuellen Prozesse durchführen und sich die Frage stellen: Welche Bereiche der Finanzverwaltung funktionieren zuverlässig und wo gibt es Optimierungsbedarf? Eine gute Unterstützung in diesem Zusammenhang ist die Erstellung von Personas, die für die Finanzverwaltung im Unternehmen zuständig sind.
Der nächste Schritt ist dann, sich entsprechende Ziele zu setzen. Ein Einzelhändler könnte zum Beispiel feststellen, dass die manuelle Erfassung von Belegen viel Zeit kostet und häufig zu Fehlern führt. Sein Ziel könnte in diesem Fall sein, diesen Prozess zu automatisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen.
Zu den wichtigsten Schritten auf dem Weg zum Erfolg gehört auf jeden Fall die Auswahl der richtigen Software. Kriterien in diesem Zusammenhang sind primär Benutzerfreundlichkeit, Kosten, Sicherheit und Skalierbarkeit.
Die Kostenaspekte sind besonders für Kleinunternehmen wichtig: Hier sollten die Gesamtkosten der Lösung im Verhältnis zum Nutzen stehen. Ein kleines Beratungsunternehmen könnte beispielsweise eine kostengünstige, aber sichere Cloud-Lösung wählen, die sowohl die Buchhaltung als auch eine einfache Rechnungsstellung ermöglicht.
